Tăng số lượng học viên đăng ký mà không cần tuyển thêm nhân viên
Hầu hết các trung tâm nhận được nhiều liên hệ từ Facebook, Zalo và các nguồn giới thiệu. Phụ huynh quan tâm và đặt câu hỏi. Vấn đề là nhiều liên hệ trong số này không được phản hồi kịp thời.
Tin nhắn bị bỏ sót vì nhân viên bận và việc liên hệ lại phụ thuộc vào việc có người kiểm tra tin nhắn hoặc bảng tính thủ công. Khi phản hồi chậm, phụ huynh sẽ chuyển sang và chọn một trung tâm khác. Nhu cầu là có thật, nhưng đã không được chuyển thành đăng ký học.
Đồng thời, nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính hằng ngày. Họ trả lời đi trả lời lại cùng một câu hỏi, yêu cầu phụ huynh gửi hồ sơ, cập nhật biểu mẫu và gửi nhắc nhở từng người một. Việc này tốn thời gian và làm tăng sai sót.
Vì lý do này, nhiều gia đình quan tâm đã không trở thành học viên. Nhân viên cảm thấy mệt mỏi, thời gian phản hồi chậm, và trung tâm gặp khó khăn trong việc phát triển nếu không tuyển thêm người.
Chúng tôi giải quyết vấn đề này bằng cách tổ chức lại quy trình liên hệ lại và công việc hằng ngày dựa trên các công cụ mà bạn đang sử dụng hiện nay. Không cần học phần mềm mới và không cần đào tạo. Tin nhắn được phản hồi đúng lúc, thông tin dễ tìm, và nhiều liên hệ hơn được chuyển thành học viên đăng ký mà không cần tăng nhân sự.
Các vấn đề vẫn tiếp tục sau khi học viên đã đăng ký
Việc đăng ký cho một học viên chỉ là bước đầu tiên.
Sau khi học viên đăng ký, nhiều trung tâm gặp các vấn đề tương tự. Giáo viên ghi nhận cập nhật ở nhiều nơi khác nhau nên thông tin không đầy đủ. Nhân viên tư vấn và giáo viên đôi khi đưa ra câu trả lời khác nhau, làm phụ huynh bối rối. Nhân viên hành chính phải dành nhiều giờ để theo dõi học phí chưa thanh toán qua email và tin nhắn.
Phụ huynh hỏi về tình hình học tập nhưng nhận được câu trả lời khác nhau tùy theo người họ trao đổi. Khi không có hệ thống rõ ràng, công việc hằng ngày trở nên lộn xộn. Học viên không được hỗ trợ đầy đủ, phụ huynh mất niềm tin, và nhân viên cảm thấy áp lực.
Chúng tôi tập trung tiến độ học tập, học phí, các cập nhật và tin nhắn của học viên vào một nơi duy nhất. Giáo viên, nhân viên và phụ huynh đều xem cùng một thông tin. Việc này giúp giảm nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.
Kết quả là học viên tiến bộ hơn, phụ huynh cảm thấy yên tâm, và đội ngũ làm việc nhanh hơn với ít áp lực hơn.
Giải Pháp
KIỂM SOÁT TOÀN BỘ GIAO TIẾP HẰNG NGÀY TRONG MỘT NƠI
Lưu toàn bộ trao đổi với học viên và phụ huynh vào một nơi duy nhất
Hầu hết các trung tâm trao đổi với phụ huynh và học viên qua nhiều kênh khác nhau như Zalo, Facebook, email và điện thoại. Tin nhắn cũng có thể do nhiều nhân viên xử lý và thường từ các thiết bị khác nhau. Vì vậy, thông tin rất dễ bị bỏ sót, lặp lại hoặc phản hồi chậm, ngay cả khi mọi người đều đang làm việc rất cố gắng.
Chúng tôi giúp bạn lưu toàn bộ trao đổi với từng học viên và phụ huynh vào một nơi rõ ràng, thống nhất. Tin nhắn, tài liệu và các cập nhật được giữ cùng nhau từ câu hỏi đầu tiên đến quyết định cuối cùng. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể xem toàn bộ lịch sử trao đổi bất cứ lúc nào, ngay cả khi trước đó phụ huynh đã làm việc với người khác.
Giải pháp này hoạt động với các công cụ mà trung tâm của bạn đang sử dụng. Nhân viên vẫn trao đổi theo cách quen thuộc, nhưng thông tin được sắp xếp rõ ràng và dễ theo dõi. Phụ huynh nhận được câu trả lời rõ ràng, và không có thông tin nào bị bỏ sót.
CÓ NHIỀU THỜI GIAN HƠN CHO CÔNG VIỆC THỰC TẾ
Giảm công việc thủ công cho nhân viên của bạn.
Mỗi trung tâm đều mất thời gian cho những công việc hằng ngày giống nhau. Nhân viên phải nhập và chuyển thông tin thủ công giữa Google Sheets, hồ sơ học viên và các ứng dụng nhắn tin. Phụ huynh và học viên hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi. Hồ sơ thường gửi chậm hoặc không đầy đủ, và các lỗi nhỏ phải sửa đi sửa lại nhiều lần.
Công việc này chiếm phần lớn thời gian trong ngày, nhưng không giúp tăng số lượng học viên đăng ký, cải thiện việc học, hay hỗ trợ công tác giảng dạy.
Chúng tôi giảm công việc thủ công này bằng cách để thông tin tự động chuyển đến đúng nơi. Nhân viên không cần sao chép, dán hay lặp lại cùng một thao tác trên nhiều công cụ khác nhau. Các câu hỏi thường gặp được trả lời nhanh hơn, hồ sơ dễ theo dõi hơn, và việc liên hệ lại với phụ huynh, học viên quan tâm diễn ra kịp thời, để không bỏ sót bất kỳ học viên tiềm năng nào.
Kết quả là nhân viên dành ít thời gian hơn cho công việc hành chính và có nhiều thời gian hơn để hỗ trợ học viên và phụ huynh. Công việc hằng ngày diễn ra trôi chảy hơn, và khối lượng công việc trở nên dễ quản lý hơn.
KHÔNG CẦN HỌC PHẦN MỀM MỚI
Làm việc trực tiếp với các công cụ mà trung tâm của bạn đang sử dụng hiện nay.
Nhiều trung tâm ngần ngại thay đổi hệ thống vì phần mềm mới cần thời gian để làm quen. Nhân viên phải được đào tạo, dễ xảy ra sai sót, và công việc hằng ngày bị chậm lại trước khi ổn định hơn. Với các trung tâm quy mô nhỏ và vừa, rủi ro này thường là quá lớn.
Giải pháp của chúng tôi không thay thế các công cụ hiện tại của bạn. Nhân viên vẫn tiếp tục sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Zalo, Facebook, email và bảng tính. Chúng tôi chỉ giúp sắp xếp lại luồng thông tin đang có sẵn trong các công cụ này, để không bị bỏ sót hoặc trùng lặp.
Không có thiết lập phức tạp và không cần thời gian đào tạo dài. Nhân viên vẫn làm việc hằng ngày như bình thường, trong khi việc liên hệ lại, quản lý hồ sơ và trao đổi thông tin trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn.
Cách Dùng
Dưới đây là một vài cách các trung tâm sử dụng các giải pháp này trong công việc hằng ngày.
Từ liên hệ ban đầu đến cuộc trao đổi đã được sắp xếp
Đảm bảo mọi liên hệ đều được chuyển đến nhân viên để trao đổi trực tiếp
Nhiều trung tâm nhận liên hệ qua tin nhắn, biểu mẫu và các nguồn giới thiệu. Nhân viên trả lời khi có thời gian, và việc liên hệ lại phụ thuộc vào trí nhớ và thời gian rảnh. Một số liên hệ bị bỏ sót. Một số khác được phản hồi quá muộn. Phụ huynh và học viên thực sự quan tâm sẽ bỏ cuộc và chuyển sang trung tâm khác.
Trong mô hình này, mọi liên hệ đều được ghi nhận và theo dõi tại một nơi duy nhất, kể cả khi đến từ các kênh khác nhau. Tin nhắn liên hệ lại được gửi qua đúng kênh mà phụ huynh hoặc học viên đã sử dụng ban đầu, để cuộc trao đổi diễn ra tự nhiên.
Khi phụ huynh hoặc học viên thể hiện sự quan tâm thực sự, hệ thống sẽ hướng dẫn họ đặt lịch gọi điện hoặc gặp trực tiếp với nhân viên tư vấn hoặc tuyển sinh. Mục đích của cuộc trao đổi này rất đơn giản: hiểu rõ nhu cầu của học viên, giải đáp thắc mắc và giải thích rõ bước tiếp theo.
Hệ thống đảm bảo phản hồi nhanh, việc liên hệ lại được thực hiện nhất quán, và những người quan tâm được kết nối với nhân viên của bạn khi mức độ quan tâm còn cao. Sau đó, việc chuyển liên hệ thành học viên tại trung tâm sẽ do đội ngũ của bạn trực tiếp xử lý.
Từ hồ sơ học viên đến thông tin cập nhật rõ ràng cho phụ huynh
Giúp gia đình hiểu rõ tình hình của con em mình một cách rõ ràng và yên tâm.
Sau khi học viên đăng ký, nhiều trung tâm gặp khó khăn trong việc sắp xếp thông tin. Giáo viên ghi chú theo nhiều cách khác nhau, bài tập có thể được lưu ở nơi khác, kết quả kiểm tra nằm trong các tệp riêng biệt, và các cập nhật được chia sẻ qua tin nhắn và bảng tính. Khi phụ huynh hỏi về tiến độ học tập, nhân viên cần thời gian để tổng hợp thông tin và giải thích cho rõ ràng.
Trong mô hình này, toàn bộ hồ sơ học viên được lưu trữ tại một nơi duy nhất. Ghi chú, kết quả và các cập nhật được ghi nhận ngay trong quá trình làm việc hằng ngày, thay vì phải tổng hợp sau đó. Thông tin luôn nhất quán, kể cả khi có nhiều giáo viên cùng tham gia giảng dạy.
Khi phụ huynh hỏi về tình hình học tập, nhân viên có thể chia sẻ bản tổng hợp rõ ràng về sở thích, cách học và mức độ sẵn sàng hiện tại của học viên bằng ngôn ngữ đơn giản. Thông tin này có thể là một cập nhật ngắn bằng văn bản hoặc một hồ sơ được trình bày theo cấu trúc, tùy theo cách làm của từng trung tâm.
Hệ thống giúp giảm thời gian chuẩn bị, giữ nội dung trao đổi nhất quán, và giúp phụ huynh hiểu được tiến độ học tập của con em mình mà không cần giải thích dài dòng.
Việc này giúp lưu toàn bộ hồ sơ của từng học viên tại một nơi và làm cho việc theo dõi lâu dài trở nên đơn giản.
Liên Hệ
Gửi tin nhắn cho chúng tôi bên dưới
Nếu trung tâm của bạn đang gặp tình trạng bỏ sót liên hệ, liên hệ lại chậm, hoặc hồ sơ học viên phân tán, hãy gửi tin nhắn cho chúng tôi.
Tell us your main pain point in one sentence (for example: missed inquiries, slow follow-up, messy student records, not enough leads coming through, or too much admin work). We will reply and arrange a short call
📍 Có trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh và Hoa Kỳ