Khi doanh nghiệp phát triển, mọi thứ bắt đầu trở nên rối rắm

Các trung tâm Anh ngữ, IELTS và du học quy mô nhỏ và vừa đang mất rất nhiều giờ mỗi tuần cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại.
Nhân viên phải trả lời cùng một câu hỏi từ phụ huynh và học viên, thu thập hồ sơ, phản hồi tin nhắn mới qua email và Zalo, sửa những lỗi nhỏ, và sao chép dữ liệu giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Những việc này là cần thiết, nhưng chúng làm chậm cả đội ngũ và khiến mọi người có ít thời gian hơn để tập trung vào học viên.
 

Một phần công việc này không cần nhân viên phải làm thủ công mỗi lần. Tin nhắn có thể được gửi tự động dựa trên các câu hỏi thường gặp hoặc bước tiếp theo của học viên. Hồ sơ có thể được thu thập, lưu trữ và kiểm tra ở một nơi, thay vì phải tìm kiếm trong Zalo và email. Dữ liệu có thể tự động chuyển giữa các hệ thống, giúp giảm lỗi và tránh chậm trễ.
 
Khi những công việc này được xử lý tự động, nhân viên có thêm thời gian và bớt áp lực. Học viên và phụ huynh nhận được phản hồi nhanh hơn và rõ ràng hơn. Trung tâm vận hành trơn tru hơn, và gia đình cảm thấy mọi thứ được tổ chức tốt và trong tầm kiểm soát.

Chúng tôi làm việc với các công cụ mà trung tâm của bạn đang dùng hiện nay. Nhân viên không cần học phần mềm mới hay thay đổi cách làm việc ngay lập tức. Một số công việc sẽ được xử lý tự động ở phía sau. Các công cụ quen thuộc vẫn được sử dụng như bình thường. Nhờ vậy, công việc hằng ngày trở nên nhẹ hơn và nhanh hơn, không cần đào tạo thêm và không phải quản lý hệ thống mới.

 
Giải pháp

Kiểm soát sự rối rắm

Giữ toàn bộ trao đổi với học viên và phụ huynh ở một nơi duy nhất.

Nhiều trung tâm gặp khó khăn trong việc lưu giữ các cuộc trao đổi dài với học viên và phụ huynh ở một nơi duy nhất. Tin nhắn đến từ Zalo, Facebook, email, và đôi khi cả cuộc gọi điện thoại, rồi bị phân tán giữa nhiều nhân viên và nhiều thiết bị khác nhau. Khi đó, thông tin dễ bị sót, bị lặp lại hoặc phản hồi chậm, dù mọi người đều đang cố gắng làm tốt.
 
Chúng tôi giúp thiết lập một nơi rõ ràng để lưu toàn bộ tin nhắn, hồ sơ và cập nhật của mỗi gia đình, từ câu hỏi đầu tiên đến quyết định cuối cùng. Nhân viên có thể xem lại toàn bộ lịch sử trao đổi bất cứ lúc nào, kể cả khi trước đó là người khác đã nói chuyện với phụ huynh. Giải pháp này hoạt động cùng các công cụ mà trung tâm đang dùng, nên cách giao tiếp không thay đổi, chỉ là thông tin được sắp xếp gọn gàng hơn.
 

Nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng

Trả lại thời gian làm việc trong ngày cho nhân viên của bạn.

Mọi trung tâm du học đều mất thời gian cho những công việc lặp lại mỗi ngày. Nhân viên phải chuyển dữ liệu thủ công giữa Google Sheets, hồ sơ học viên và các ứng dụng nhắn tin khác nhau. Học viên và phụ huynh hỏi đi hỏi lại những câu giống nhau, hồ sơ gửi đến trễ hoặc thiếu, và các lỗi nhỏ phải sửa nhiều lần. Những việc này làm hao năng lượng, khiến công việc chậm lại và làm giảm thời gian dành cho việc giảng dạy và hỗ trợ học viên.
 
Một phần công việc này không cần làm thủ công liên tục. Thông tin có thể tự động chuyển đến đúng nơi, không cần nhân viên sao chép và dán giữa các công cụ. Khi điều này xảy ra, khối lượng công việc nhẹ hơn và ngày làm việc diễn ra bình tĩnh hơn. Phụ huynh nhận được câu trả lời rõ ràng hơn, và trung tâm tạo cảm giác gọn gàng, đáng tin cậy.
 

Không cần phần mềm mới. Công việc trôi chảy hơn

Giữ nguyên công cụ đang dùng. Giảm bớt áp lực.

Hầu hết các trung tâm đều biết cách làm hiện tại có thể tốt hơn, nhưng họ ngại thay đổi hệ thống.
Việc chuyển sang hệ thống mới không bao giờ dễ dàng. Phần mềm mới thường kéo theo tài khoản mới, quy trình mới và nhiều sai sót khi nhân viên còn đang làm quen. Thay vì giúp nhanh hơn, những thay đổi này thường làm công việc chậm lại và tạo thêm áp lực cho cả đội.
 
Chúng tôi làm việc ngay trong các công cụ mà trung tâm đang sử dụng, như Google Sheets hoặc CRM. Nhân viên vẫn làm việc theo cách quen thuộc, không cần học hệ thống mới hay thay đổi cách giao tiếp. Điểm khác biệt là các công việc lặp lại được xử lý tự động phía sau. Quy trình trôi chảy hơn, công việc nhẹ hơn và cả ngày làm việc trở nên gọn gàng, dễ kiểm soát hơn.

 
Ví dụ

Dưới đây là một vài cách các trung tâm sử dụng những giải pháp này mỗi ngày.

Biến liên hệ bận rộn thành lịch hẹn thực tế

Đảm bảo mỗi liên hệ tiềm năng đều được chăm sóc đúng mức.

Một doanh nghiệp tại Úc đã mất nhiều khách hàng tốt vì các liên hệ bị phân tán khắp nơi.Khách phản hồi quảng cáo Facebook, nhưng thông tin nằm rải rác trong nhiều hộp thư và bảng tính khác nhau.
Doanh nghiệp phải kiểm tra thủ công. Một số liên hệ tốt bị bỏ sót, một số liên hệ không phù hợp làm mất thời gian, và việc theo dõi không nhất quán.Chúng tôi xây dựng một luồng đơn giản để đưa tất cả dữ liệu vào một Google Sheet.
Nếu một người phản hồi quảng cáo lần thứ hai hoặc nhiều lần, hệ thống sẽ tự động đánh dấu và cập nhật.
Doanh nghiệp có thể lọc danh sách liên hệ dựa trên các tiêu chí rõ ràng.Những liên hệ không phù hợp được loại bỏ một cách âm thầm.
Những liên hệ tiềm năng tiếp tục nhận chuỗi tin nhắn tự động gồm email và tin nhắn thân thiện trong vòng hai tuần.Mỗi tin nhắn đều hướng đến một hành động duy nhất: đặt lịch hẹn.Kết quả là quy trình trở nên nhẹ nhàng, ổn định và dễ vận hành.
Doanh nghiệp không còn phải chạy theo từng liên hệ.
Khách hàng nhận đúng thông tin vào đúng thời điểm, và số lịch hẹn tăng lên vì không ai bị quên hoặc phải chờ đợi.
 

Biến thông tin học viên thành hướng dẫn rõ ràng cho phụ huynh

Giúp gia đình hiểu rõ con mình một cách rõ ràng và yên tâm.

Nhiều trung tâm gặp khó khăn khi giải thích điểm mạnh của học viên theo cách mà phụ huynh dễ hiểu. Ghi chú nằm rải rác ở nhiều nơi, giáo viên dùng cách diễn đạt khác nhau, nên thông điệp cuối cùng trở nên rối rắm. Phụ huynh muốn có định hướng rõ ràng, nhưng nhân viên không có hàng giờ để chuẩn bị báo cáo chi tiết.Chúng tôi xây dựng một hệ thống sử dụng chính dữ liệu mà trung tâm đã có. Hệ thống này tạo ra một hồ sơ đơn giản theo hướng RIASEC, trình bày sở thích, cách học và mức độ sẵn sàng hiện tại của học viên bằng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
Nhân viên có thể chia sẻ với phụ huynh mà không cần chuẩn bị lâu hay giải thích lặp lại.Và điểm quan trọng nhất là toàn bộ quá trình chỉ mất vài phút.

A system like can help grow your business. The possibilities are endless. What could your center achieve with tools that work as efficiently?

Liên hệ

Gửi tin nhắn cho chúng tôi tại đây

Ngay cả khi bạn mới chỉ đang tìm hiểu ý tưởng và chưa mô tả rõ nhu cầu của mình, chúng tôi vẫn hiểu điều đó. Nhiều trung tâm bắt đầu chỉ với cảm giác rằng công việc có thể vận hành tốt hơn.Hãy gửi cho chúng tôi một tin nhắn.
Chúng tôi sẽ giúp bạn làm rõ hướng đi phù hợp.Chúng tôi giữ mọi thứ đơn giản, phản hồi nhanh và hướng dẫn từng bước. Bạn có thể liên hệ qua văn phòng tại Mỹ hoặc TP. Hồ Chí Minh. Cùng một đội ngũ sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình.

📍 Based in Ho Chi Minh City
📱 Zalo: +84 XXX XXX XXX (Shared after first contact)
[Email address not included to prevent spam - Please use the contact form]